Cum să evitați coșmarurile video

Tenveo conference camera.png

Videoconferința este un mod eficient și ieftin de a păstra legătura cu angajații și clienții, dar există unele capcane pentru a evita.

Indiferent de industria în care vă aflați, probabil că ați experimentat cel puțin câteva apeluri de videoconferință. În timp ce aceste apeluri necesită puțin mai multe echipamente decât conferințele audio, ele acoperă o nevoie de timp față-în-față, care nu poate fi îndeplinită fără întâlniri personale. De fapt, popularitatea videoconferințelor a explodat în ultimii ani și asta din mai multe motive.

În primul rând, conferințele video economisesc timp și bani. Potrivit unui studiu realizat de PGi, companiile care utilizează în mod regulat videoconferințe descoperă o reducere cu 30% a costului total al călătoriilor, care include hoteluri, bilete de avion, combustibil, taxi, închirieri auto și burse de hrană. În plus, conferințele video pot duce la o eficiență și o productivitate mai ridicate. Un alt avantaj al videoconferințelor este că aduce un sentiment de unitate printre angajații împrăștiați care telecomanează sau lucrează în diferite orașe. Uneori, aveți nevoie doar de o întâlnire față în față.

Dar videoconferința vine și cu provocările sale. Ați participat vreodată la un apel care a fost atât de prost organizat, sau a avut atâtea tehnologii, că a fost o pierdere de timp? Majoritatea probabil că au. De aceea este important să faceți tot ce puteți pentru a evita următoarele coșuri de videoconferință, indiferent dacă sunteți gazdă sau participant.

Zgomot de fundal. Un avantaj deosebit al videoconferințelor este că vă permite să lucrați de oriunde, chiar și de acasă. Dar amintiți-vă, obiectivul dvs. trebuie să fie cât mai profesional posibil. Asta înseamnă că ar trebui să eliminați orice zgomote străine, inclusiv scoarțele câinilor și strigătele copilului. Închideți-vă într-o cameră liniștită fără distragere. Dacă știți că veți avea un apel important, trimiteți copiii la bunică și închideți câinii în altă cameră.

Amintiri distragere. Nu fiți "acea persoană" care uită să se estompeze atunci când vorbește cu ceilalți în cameră, răspunzând la un alt apel telefonic sau, gulp, comandând o ceașcă de cafea. Dacă trebuie să vă îndepărtați de apel, opriți-vă fără motiv.

Conversații mute. Pe de altă parte, nu uitați să vă dezamăgiți când este rândul dvs. să vorbiți. Cine știe cîte nenumărate minute și ore s-au pierdut în viața noastră datorită mutării accidentale!

Punct de legătură. Nu este nimic mai enervant decât să fie lansat un apel video. Nu numai că vă lipsesc părți ale întâlnirii, dar pierdeți timp și energie încercând să reveniți. Asigurați-vă că aveți o conexiune solidă la internet de oriunde lucrați și știți cum să-l reporniți în cazul în care acesta se stinge. De asemenea, aveți o sursă de rezervă pentru conectare, dacă este posibil; De exemplu, dacă există o aplicație pentru programul dvs. de videoconferință, instalați-o pe telefonul dvs. inteligent și știți cum să îl utilizați dacă este cazul.

Static sau interferențe. Nu este cool când cineva ratează orice alt cuvânt pe care îl spui (sau invers). Uneori, tehnologia este doar o fiară și nu există nicio modalitate de ao preveni. Dar un mod de a diminua probabilitatea de statică sau de interferență este ca toți participanții să-și oprească telefoanele dacă nu vorbesc.

Necunoscutul vorbitor. Când există mai mulți oameni pe linie, poate fi dificil să ne amintim cine este cine. Chiar dacă programul pe care îl utilizați vă identifică, menționați numele și departamentul înainte de a spune ceva important. Acest lucru îi va ajuta pe cei pe care nu îi cunoașteți bine să vă orientați înainte de a spune un cuvânt.

Echo central. Uneori există un ecou inexplicabil într-un apel video. Dacă se întâmplă acest lucru, încercați să-l restrângeți la o anumită persoană sau să întrebați pe toată lumea să reapeleze. Dacă aceasta nu rezolvă problema, fiți pregătiți cu alt pod sau linie pentru ca oamenii să se alăture.

În plus față de aceste coșmaruri pentru videoconferințe, iată câteva sfaturi pentru cele mai bune practici atunci când vă pregătiți pentru un apel video:

Dacă organizați o întâlnire, asigurați-vă că este efectiv necesar. Aproape toți suntem convinși de un apel și ne-am gândit: "Ei bine, asta ar fi putut fi realizat cu un e-mail!" Ajutați participanții să rămână în activitate cu o agendă clară și detaliată. Asigurați-vă că aveți la dispoziție timp pentru întrebări.

Fii confortabil cu tehnologia videoconferinței înainte de începerea întâlnirii. Nu așteptați până la cinci minute înainte ca un apel să înceapă să vă conectați pentru prima dată. Dacă sunteți gazda întâlnirii, faceți un test în prealabil. Întrebați un angajat să se alăture întâlnirii dvs. de practică, pentru a vă permite să acordați accesul la partajare de ecran, să mutați și să dezactivați participanții și multe altele.

Utilizați multă iluminare. Nu contează unde vă aflați în timpul întâlnirii, biroului, casei dvs. etc. Asigurați-vă că există o iluminare adecvată, astfel încât ceilalți să vă poată vedea fața. Nu vă permiteți să vă întoarceți pe fundal sau dacă fața dvs. ar putea părea întunecată. În schimb, asigurați-vă că lumina vine din fața dvs. sau din lateral.

Asigurați-vă că fundalul nu distrage atenția. Nu este foarte profesional să ai o grămadă de rufe sau jucăriile copiilor tăi împrăștiate în spatele tău. În schimb, du-te simplu și simplu. Rochie adecvat. Încă mai ești un profesionist, deci, dacă nu e vorba de o conferință audio, să ai grijă de păr, machiaj și îmbrăcăminte. Mai specific, purtați culori silențioase, neutre sau pastelate; Fără dungi, puncte de polka, carouri sau orice altceva care ar putea distrage atenția pe ecran. Țineți camera web la nivelul ochilor sau puțin mai sus. Unghiurile ciudate sunt, de asemenea, distrag atenția. Luați în considerare achiziționarea unui microfon bun, mai ales dacă efectuați o mulțime de apeluri video. Un microfon USB extern este o alegere excelentă. Rămâi concentrat pe apel. Amintiți-vă, oamenii vă pot vedea, astfel încât să nu încercați să efectuați mai multe activități în timpul conferinței dvs. video. Priviți camera. Prea mulți oameni se uită la propria lor imagine pe ecran în schimb, dar acest lucru face să apară (pentru oricine altcineva) ca și cum ați căuta în jos. Nu vă veți întâlni ca profesioniști și în mod direct cum vreți să fiți. Amintiți-vă, video-conferințe este la fel ca orice tehnologie în care există multe beneficii, precum și provocări. Din fericire, multe dintre aceste provocări pot fi evitate cu puține cunoștințe, depanare și răbdare. Așa că pregătește-te și te arunca cu ușurință la următoarea conferință video online. Lumini, aparat de fotografiat, acțiune!