TPS pentru întâlniri la distanțe bune
Apr 23, 2019
Sfaturi pentru întâlniri la distanțe bune
Distanțele de întâlnire economisesc timp și produc rezultate mai rapide
Unele dintre avantajele întâlnirilor la distanță sunt:
• Reducerea sau eliminarea costurilor de călătorie
• Creșterea eficienței companiei - timpul de călătorie devine timpul de lucru
• Reducerea nivelului de stres în rândul angajaților - echilibrul între viața profesională și cea privată
• Simplu și spontan
• Prietenos cu mediul
Sfaturi pentru teleconferințe bune
Pregătire (Dacă prezidează o întâlnire)
Scop. Au un scop clar pentru întâlnire și ce vă așteptați de la participanți. Este o întâlnire pentru informații, discuții sau decizii?
• Persoanele potrivite. Invită oamenii potriviți, oameni care adăugă ceva la întâlnire și care face ceva din ea.
• Citiri necesare. Trimiteți lecturile solicitate participanților și un comentariu personal fiecăruia dintre participanți cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei. Sunt presupuneți să aducă anumite informații la întâlnire sau să explice ceva în particular.
• Agendă clară. Trimiteți în timp util o agendă și o listă de participanți înainte de întâlnire.
• Informa. Explicați cum să vă înscrieți la întâlnire (numărul de telefon și orice cod PIN) sau dacă vi se va face un apel către participant.
• Test. Înainte de a vă conduce prima întâlnire, mergeți la câteva sesiuni de testare și încercați diferitele funcții. Este posibil ca tabloul dvs. de distribuție să necesite comenzi speciale pentru a suna mai multe părți - consultați-vă cu managerul de telefonie.
• Documentație. Cum va fi documentată întâlnirea? Este o idee bună să utilizați caracteristica de înregistrare.
• Nu te complica. Dacă întâlnirea este una recurentă, adăugați participanții ca grup în ghidul conferinței sau adăugați contacte individuale în agenda telefonică.
• Începeți și terminați la timp. Porniți întotdeauna întâlnirea la ora stabilită, chiar dacă lipsesc participanții.
(Planificați o scurtă pauză dacă întâlnirea trebuie extinsă).
• Urmăriți și urmați. Rezumați, urmați și trimiteți notele de întâlnire imediat după întâlnire. [Stabiliți termenele limită și permiteți tuturor să știe cine este responsabil pentru ceea ce].
În timpul întâlnirii (Dacă prezidează o întâlnire)
Introducerile. Bine ați venit și introduceți pe toată lumea. Aceasta face întâlnirea la un început bun și asigură o atmosferă incluzivă, chiar și pentru acei oameni care sunt în afara locației. În cazul în care întâlnirea nu este foarte mare (până la 10 participanți), cereți participanților să se prezinte pe scurt pentru a obține o ureche pentru vocea lor. Încercați întotdeauna să creați o atmosferă care le dă oamenilor sentimentul de a sta împreună, chiar și celor care participă la alte locații.
• Minute. Luați note sau numiți un secretar care poate să ia câteva minute și are acces la înregistrare dacă este făcut.
• Agendă. Persoana care conduce întâlnirea explică ce este vorba despre întâlnire și cât timp va funcționa și oferă un scurt rezumat al agendei.
• Întreruperi. Începeți întâlnirea explicând regulile de bază ale întâlnirii și ceea ce poate fi deranjant.
Nu veți citi e-mailuri, nu veți naviga pe telefonul dvs. Smartphone, nu veți mai lucra cu alte sarcini etc.
• Pauze. Dacă întâlnirea durează mai mult de 45 de minute, faceți o pauză pentru a permite oamenilor să-și întindă picioarele timp de 10-15 minute înainte de a continua.
• A ajunge la o intelegere. Înainte de a vă deplasa la un element nou, consultați diferiții participanți pentru a vedea dacă cineva vrea să spună ceva. Acest lucru face ca toată lumea să se simtă implicată.
• Dinamic. Gestionați și luați în considerare dinamica din grup. Asigurați-vă că toată lumea are un cuvânt de spus în chestiunea care este discutată, rezolva conflictele.
• Explica. Dacă se întâmplă ceva în cameră (care ar putea să râdă), explicați ce se întâmplă cu oricine participă prin telefon pentru a vă asigura că toată lumea se simte inclusă.
• Timp pentru întrebări. Acordați timp pentru a rezolva orice întrebări.
• Nouă întâlnire. Dacă există probleme care trebuie urmate, conveniți un moment pentru următoarea întâlnire.
După întâlnire (Dacă prezidează o întâlnire)
Urmăriți și urmați. Rezumați, urmați și trimiteți notele de întâlnire imediat după întâlnire. Stabiliți termenele limită și permiteți tuturor să știe cine este responsabil pentru ce.
Pentru oricine participă la o întâlnire (în locație îndepărtată)
• Pace și liniște. Încercați să găsiți un loc liniștit pentru a sta pe cât posibil.
• Parcați-vă. Dacă participați de la mașina dvs., parcați-vă în siguranță, de exemplu într-un parc auto, înainte de a vă înscrie la întâlnire.
• Opriți microfonul. Dacă stați undeva cu mult zgomot de fundal, de exemplu la un aeroport sau într-o mașină sau cafenea, opriți microfonul (mut) atunci când nu vorbiți.
• Fiți gata în timp. Asigurați-vă că sunteți în timp util pentru întâlnire pentru a vă oferi șansa de a vorbi cu alți participanți înainte de începerea întâlnirii (la fel cum ar face și oamenii din sala de conferințe).
• Prezinta-te. Dacă aveți ceva de spus, asigurați-vă că oamenii vă recunosc vocea introducându-vă mai întâi.
• Țineți oamenii la curent. Dacă sunteți deconectat (recepție proastă, etc.), apelați imediat și, la un moment convenabil, lăsați ceilalți participanți să știe că ați fost plecat de ceva timp.
• Focalizare. Concentrează-te pe întâlnire. Nu citiți e-mailuri sau nu faceți alte lucruri în timpul întâlnirii.
