De ce să alegeți sistemul de conferințe video?

De ce să alegeți sistemul de conferințe video?

Odată cu dezvoltarea scării întreprinderilor și a creșterii numărului de personal și sucursale, apar în mod inevitabil multe "probleme în creștere", cum ar fi problemele legate de managementul întreprinderii, comunicare, eficiență, deșeuri de costuri și așa mai departe. De fapt, atâta timp cât eficiența comunicării este îmbunătățită, managerii pot să elibereze informațiile de luare a deciziilor în timp util, directorii pot implementa mai repede decizii pentru a profita de oportunitățile de afaceri și, în cele din urmă, aduc mai multe profituri și cote de piață.

Comunicarea ocupă o poziție foarte importantă în funcționarea întreprinderilor. Metodele tradiționale de comunicare la distanță nu sunt decât contact telefonic sau călătorii de afaceri. Deși teleconferința poate comunica prompt și rapid, datorită limitărilor sale invizibile, oamenii trebuie să fie trimiși la afaceri când trebuie să afișeze produse și informații în timp ce comunică. Adesea, pentru a participa la o oră de întâlniri, trebuie să petreacă mai mult de două zile pentru a călători, însoțite de costuri de călătorie ridicate, crescând costul operațiunilor de afaceri. Deși călătoria frecventă poate rezolva majoritatea problemelor, dar a prelungit mult ciclul de luare a deciziilor, în magazinele crude, o secundă în spatele concurenților poate pierde mai mult decât doar bani. Cum de a îmbunătăți calitatea și eficiența comunicării a devenit o necesitate pentru liderii de afaceri.

Având în vedere dificultățile de comunicare ale întreprinderilor, sistemul de videoconferințe a luat ființă, iar producătorii interni și străini importanți au lansat propriul sistem de videoconferințe. Videoconferințele au avantaje evidente față de teleconferințele tradiționale. Videoconferințele pot oferi un mediu video direct și cuprinzător și audio și sunt mai interactive în comunicare. Convocarea conferinței video nu numai că poate auzi vocea vorbitorului, dar și văd clar expresia, acțiunea, aduce experiență de comunicare reală și intuitivă. Funcția de partajare a fișierelor poate afișa fotografii, documente PPT, fișiere audio-vizuale, astfel încât educația la distanță și formarea să devină realitate. Sistemul de conferințe video nu este convenabil numai pentru întreprinderi pentru a organiza întâlniri interne și schimburi tehnice în orice moment, dar poate ajuta și întreprinderile să rezolve problemele de instruire și recrutare în diferite locuri. Aceasta face ca comunicarea pe distanțe lungi să fie mai frecventă, mai eficientă și mai eficientă, afectând astfel modul de funcționare al întreprinderilor, scurtarea timpului decizional, îmbunătățind în același timp coordonarea și competitivitatea organizației.

Avantajele videoconferințelor

Sistemul de videoconferințe este un fel de sistem virtual de conferințe care este realizat de o rețea privată sau de un internet public. Permite utilizatorilor dispersați din punct de vedere geografic să adune și să schimbe informații prin intermediul graficii, sunetului și a altor modalități și îi sprijină pe oameni să facă schimb de informații și să le împărtășească în timp real și să desfășoare activități de colaborare.

Modurile de aplicare universale ale sistemelor de videoconferințe în întreprinderi includ următoarele:

În primul rând, pentru comunicarea internă. Distribuit în diferite regiuni ale sucursalei întreprinderii, cu ajutorul sistemului de videoconferințe poate comunica cu sediul central oricând și oriunde, nu trebuie să pierdeți timpul în călătorie, să scurtați timpul de luare a deciziilor pentru întreprindere, să îmbunătățiți eficiența operațională a companiei.

În al doilea rând, vizualizați produsele către public și vizați clienții și îmbunătățiți-le intuiția. Așa cum se spune, "văzând că credeți", prin afișarea produsului, permiteți clienților să vadă intuitiv aspectul produsului, starea de lucru, performanța etc., decât doar câteva seturi de date sunt mai convingătoare.

În al treilea rând, vizualizați interacțiunea cu clienții non-locali pentru a spori sentimentul realității. În trecut, comunicarea cu clienții de la distanță necesită ca personalul relevant să călătorească în două orașe de mai multe ori, ceea ce necesită mult timp și efort. Utilizarea sistemului de videoconferințe este o comunicare față-în-față, care poate înțelege nevoile clienților în timp.

În al patrulea rând, efectuați instruirea la locul de muncă pentru angajații întreprinderilor sucursale. Odată cu creșterea numărului de întreprinderi și a organizațiilor din ce în ce mai descentralizate, formarea profesională a personalului și munca ideologică devin dificile. Formarea centralizată consumă o mulțime de bani și timp. Sistemul de videoconferințe va ajuta întreprinderile să creeze antrenamente de clasă bazate pe Internet, astfel încât profesorii și studenții departe de orizontul de comunicare față-în-față comunicare și comunicare, pentru a realiza visul de învățământ la distanță și întreprinderile de formare.

În al cincilea rând, tehnologia de vizualizare de la distanță de sprijin și de întreținere pentru compania în sine sau clienții săi. Prin intermediul sistemului de video-conferințe software-ul poate fi tehnicieni "față în față" explicație, în mod eficient și rapid rezolva problemele întâmpinate, îmbunătăți în mare măsură încrederea clienților și satisfacția întreprinderilor.

Cel de-al șaselea sistem de videoconferințe poate fi utilizat pentru recrutarea vizuală. Nu este doar consumator de timp și laborios pentru personalul relevant al întreprinderilor să meargă în alte locuri de recrutare, ci și din cauza energiei limitate a persoanei responsabile de recrutare, acestea pot merge doar în mai multe orașe și pot pierde mai multe talente locale . Cu ajutorul unui sistem de videoconferință, persoanele care caută un loc de muncă pot comunica direct "față în față" la sediul central al filialei, economisind timp pentru ambele părți și recrutând mai multe talente pentru companie.

Apariția tehnologiei videoconferințelor a rupt complet modul tradițional de întâlnire. Pentru acele companii și persoane care au întâlniri frecvente, acest mod de întâlnire avansat face ca acestea să nu mai călătorească mult timp, economisesc cheltuielile de călătorie, reduc consumul de călătorie și măresc viteza de transmitere a informațiilor, ceea ce echivalează cu îmbunătățirea eficienței muncii. Comunicarea în orice moment și oriunde face ca oamenii să comunice mai eficient, deoarece comunicarea vizuală este cel mai natural mod de comunicare.

Conform analizei, o întreprindere cu o cifră de afaceri anuală de 20 de milioane de yuani cheltuiește 15% din cheltuielile sale anuale de călătorie, aproximativ 3 milioane de yuani. După ce se utilizează sistemul de conferințe video, se poate economisi aproape 50%, iar costul anual de călătorie va fi redus la 100-150 yuani. Costul construirii unui sistem de conferințe video cu un nod și 10 noduri ramificate în sediul central este de numai câteva sute de mii de yuani, iar costul poate fi recuperat în mai puțin de un an. Economiile în costurile de călătorie și de comunicații sunt doar avantajele cele mai intuitive ale sistemelor de videoconferințe, care sunt neglijabile în comparație cu avantajele economice ale câștigurilor de eficiență.

Alegeți cel mai potrivit sistem de conferințe video

Sistemul de videoconferințe este strâns legat de hardware, software și rețea. Situația reală a fiecărei întreprinderi este diferită, iar sistemul videoconferințelor necesar este, de asemenea, diferit. Ar trebui să analizăm și să comunicăm cu producătorii în mod cuprinzător și să alegem cel mai potrivit sistem de videoconferințe.

Potrivit platformei de rețea, sistemul de videoconferințe poate fi împărțit în două categorii: sistem de conferințe video bazat pe rețea privată, sistem de videoconferințe bazat pe rețeaua mixtă de rețea și pe internet. Sistemul de conferințe video poate fi împărțit în conferințe video software și conferințe video hardware. În general, sistemul de videoconferințe include în principal controlerul MCU multipunct, terminalul pentru sala de conferințe, terminalul desktop PC, gateway-ul PSTN, Gatekeeper și așa mai departe. Conform calității conferinței, există două tipuri de sisteme de conferințe video standard și sistem de conferințe video de înaltă definiție.

Deși o rețea dedicată poate asigura calitatea întâlnirii, dar costul investițiilor este mult mai mare, nu este potrivit pentru dezvoltarea IMM-urilor. De fapt, Internetul sa dezvoltat foarte bine, chiar și liniile ADSL ieftine pot oferi mai mult de 384 Kbps de lățime de bandă, astfel de lățime de bandă poate satisface pe deplin videoconferinței efect clar și neted. Prin urmare, în general, este suficient să alegeți Internetul public.

Deși costul utilizării soluției software pure bazate pe PC nu este ridicat, fiecare sală de conferințe trebuie să fie echipată cu PC special, cu echipamente separate de achiziție audio-vizuale (cum ar fi camera USB, setul cu cască) și sistemul de operare și alte programe de bază costul de instalare, întreținere și alte aspecte, costul nu este cu adevărat scăzut. . Soluțiile hardware solide nu numai că pot obține rezultate de înaltă calitate ale conferințelor, ci și completează toate funcțiile prin echipamente terminale integrate extrem de integrate, fără facilități hardware și software suplimentare, plug-and-play, ușor de utilizat, fără întreținere, mai ieftin decât software-ul pur. În general, software-ul pur este mai potrivit pentru implementarea personală a biroului (pe baza PC-urilor de birou existente), în timp ce hardware-ul pur este adecvat pentru desfășurarea sălii de conferințe.

În 2007, videoconferința SD este încă cea mai importantă a pieței, reprezentând 93,60% din cota de piață, în timp ce videoconferințele HD, reprezentând tendința viitoare de modernizare tehnologică, reprezintă doar 6,40% din cota de piață. Avantajele sistemelor de videoconferință HD constau în următoarele aspecte: numărul mai mare de pixeli în format de rezoluție înaltă poate îmbunătăți calitatea imaginii, face ca imaginea de pe ecranul mare să fie mai clară și mai lină; calitatea video netedă și clară, un sunet de înaltă calitate poate îmbunătăți experiența participanților și poate ajuta participanții să se concentreze asupra întâlnirii. Conținutul conferinței în sine; în același timp, imaginile de înaltă definiție pot face ca imaginile de pe ecranul super-mare să aibă o imagine video clară, astfel încât să apară mai mulți participanți pe ecran, astfel încât să participe mai mulți participanți la întâlnire; imagini de înaltă rezoluție aduse de înaltă definiție, pot afișa în mod clar detalii, în special în ceea ce privește grafica. Operațiile (cum ar fi desenele de design, discuțiile despre animație, hărțile topografice etc.) sunt de mare folos pentru oamenii de la distanță care se bazează pe comunicarea vizuală. Comparativ cu sistemul standard de conferințe video, costul este mai mare și cererea de rețea este mai mare.

Întreprinderile ar trebui să analizeze pe deplin nevoile actuale ale companiei, inclusiv costurile de investiții, lățimea de bandă a rețelei, managementul echipamentelor, să aleagă cel mai potrivit sistem de videoconferințe.