Alegerea unui sistem de videoconferință: Lista de verificare a factorilor

Dacă organizația dvs. este gata să investească în soluții de videoconferință, iată o listă de verificare a lucrurilor de care veți avea nevoie pentru a rula:

Scop

Sistemul aduce o masă de beneficii la masă. Dar ce fel de beneficii ați avut în vedere în mod special? Acesta este genul de întrebare care vă va ajuta să determinați ce sisteme sunt potrivite și care dintre ele ar trebui eliminate de pe lista dvs. Doriți să o utilizați pentru a ajunge la echipele de la distanță, pentru a pregăti noi recruți din diferite ramuri sau pentru a vă întâlni cu un masiv cu prietenii și fanii dvs.?

Caracteristici

Odată ce știi de ce primești unul, vei avea mai ușor să alegi ce caracteristici îți dau sens. Care dintre ele se vor dovedi semnificative și vor face viața mai ușoară pentru dvs. și pentru echipa dvs.? Treceți peste aceste gânduri înainte de a vă decide să alegeți o soluție video.

mărimea

Cât de mare este echipa ta? Câți participanți vor participa la apelul video respectiv? Câți dintre angajații dvs. vor ajunge în mod regulat utilizând acest instrument? Business News Daily adaugă acest lucru la lista de lucruri pe care trebuie să le luați în considerare atunci când explorați în jur pentru instrumente de videoconferință.

Interfață

O interfață simplă și ușor de utilizat va face adoptarea în rândul angajaților mai rapidă și mai convenabilă. Oamenii tind să le placă simplitatea în gadgeturile și aplicațiile lor. O mulțime de caracteristici nifty nu contează, nu dacă software-ul este greu de folosit sau greu de înțeles. Punctul, la urma urmei, este să găsești aplicații care ajută echipa ta să funcționeze mai repede. Dacă aplicațiile le încurcă într-o oarecare măsură sau îi înjunghie performanța - încetinind-le și creeând productivități - nu este o alegere bună pentru echipa ta.

Integrare

Echipele supraviețuiesc pe o mulțime de aplicații, platforme și programe în aceste zile. De la Documentele Google și fișierele Microsoft la epuburi și videoclipuri, folosim o mulțime de instrumente terță parte pentru a face treaba. De aceea este logic să alegeți instrumente cum ar fi sistemele de conferințe video BlueJeans. Este ușor să integrați aceste aplicații cu programe terță parte, astfel încât să nu vă confruntați cu probleme dacă aveți nevoie de ambele. Trebuie să trimiteți un raport sau să revizuiți un document împreună cu un coleg din afara locației? Cu soluția potrivită bazată pe web, deschiderea, vizualizarea și partajarea acestor fișiere nu va fi o problemă.

Nivelul de expertiză

Veți dori să luați în considerare și nivelul de expertiză al echipei. Nu este întotdeauna o idee bună să cumpărați cel mai avansat sistem de comunicații de acolo. Luați în considerare durata adopției. Va trebui să vă pregătiți pentru un decalaj productiv, deoarece angajații învață și își găsesc drumul în jurul sistemului. Dacă toate echipele dvs. au nevoie de un model de bază, nu-bibelouri, atunci du-te pentru asta. Nu este nevoie să plătiți bani pentru un sistem încărcat cu funcții pe care nu le vor folosi oricum.

Tipuri de întâlniri

Ce fel de întâlniri ați avut în minte? Veți găzdui o mulțime de forumuri? Veți efectua formare video pentru recruți noi? Sau veți găzdui mai multe tipuri de întâlniri, cele cu echipa dvs., cele pentru șefii și clienții dvs., pentru a numi câteva? Știind în prealabil ce tipuri de întâlniri aveți în minte, vă va ajuta să restrângeți opțiunile.

Experiență mobilă

Un lucru important este de a examina calitatea experienței mobile a software-ului. La urma urmei, unul dintre principalele principii ale soluțiilor de videoconferință este că permite accesul oriunde, oricând. Aceasta înseamnă că utilizatorii trebuie să se poată conecta la apelurile video și chat-urile de pe telefoanele mobile. În cazul în care experiența mobilă este tumultoasă, plină de tonuri neclară și neclară, atunci este un eșec al unei aplicații și una care trebuie să fie aruncată pentru un software mai bun.

Capacitatea de înregistrare

O altă caracteristică care ar trebui să fie în geantă este înregistrarea video și audio. Nu vreau să fac note în timpul întâlnirii? E in regula. Cu o funcție de înregistrare, aceste instrumente vă pot duce înapoi prin întâlnire. Dacă doriți să examinați puncte, să clarificați o problemă sau pur și simplu ați uitat un detaliu și doriți să-l amintiți înainte de a scrie un raport, aceste caracteristici de înregistrare vă fac viața mult mai ușoară.

Suport pentru clienți Calitate

Asigurați-vă că alegeți un software cu servicii excepționale pentru clienți. Mai devreme sau mai târziu, veți avea nevoie de ajutor și sfaturi de depanare. Când faceți acest lucru, este întotdeauna mai bine să obțineți astfel de asistență de la echipele de servicii clienți, care sunt utile, politicoase și informative. Deja va fi destul de greu, întrebându-vă de ce software-ul dvs. nu funcționează. Personalul calm și competent al serviciilor pentru clienți poate salva ziua și înseamnă mai puține dureri de cap și stres pentru tine.

Studii gratuite

O modalitate de a arunca o privire mai profundă la sistemele pe care le doriți este să căutați oferte gratuite de încercare. Acesta vă oferă o privire asupra sistemului fără a plăti costul. Dacă vă plac suficient versiunea gratuită, mergeți la versiunea plătită nu ar trebui să fie o problemă. Căutarea opțiunii low-cost nu ar trebui să fie o problemă, spune compania Inc., atâta timp cât aceste opțiuni oferă tot ce aveți nevoie pentru o soluție video.